Buchhaltung bei Startups – Kosten vs Gefängnis

Nico Bovelette

Als Startup gilt es, agil und effizient zu sein. Die Verwendung von wertvoller Zeit für Aufgaben, die du delegieren oder externalisieren könntest, sollte vermieden werden. Es ist am Besten, wenn du dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrierst. Aber gehört Buchhaltung dazu? Wie ist das mit den Kosten für deine Arbeitszeit, Programme oder einen Dienstleister?

Flexibilität und Verständnis

Als Startup bietet die Durchführung der eigenen Buchhaltung Flexibilität und Unabhängigkeit. Du kannst schnell auf Wachstum und auf Bootstrap-Zeiten reagieren und ggfs. Dienstleister hinzuziehen.

Wenn dein Unternehmen wächst und sich die Anforderungen ändern, kannst du das Buchhaltungssystem leicht anpassen und den Überblick von Anfang bis Ende behalten, von der Buchführung bis hin zur Abschluss- und Berichterstattung.

Ein wichtiger Aspekt die Buchführung selbst zu überblicken ist das finanztechnische Verständnis, dass ein Gründer automatisch aufbaut, wenn er sich damit beschäftigt.

Themen wie Burn-Rate, Cash-Flow und unternehmerisches Denken werden automatisch stärker, wenn man auch im Daily Business die Buchführung übernimmt.

Kosteneinsparungen

Als Gründer zählt jeder Euro. Die Bearbeitung der Buchhaltung kann zwar teuer und zeitaufwändig sein, aber wenn du die richtigen Werkzeuge hast, ist es nicht nötig, jemand anderen für die Finanzen deines Unternehmens zu bezahlen. Es gibt viele günstige Buchhaltungssoftware im Internet, mit denen kleine Unternehmen den Überblick über ihre Bücher behalten können, ohne das Konto zu sprengen oder einen teuren Mitarbeiter einzustellen.

Wenn dein Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und noch keine komplexe Buchhaltung benötigt, kannst du Lexoffice oder sevDesk verwenden, je nachdem, welcher Komplexitätsgrad deinen Bedürfnissen entspricht.

Sicherheit

Sicherheit und Datenzugriff sind auch wichtige Gründe, warum Startups ihre eigene Buchhaltung führen sollten und dabei auf etablierte Tools zurückgreifen sollten. DSGVO lässt grüßen.

Bei allen Anbietern in Deutschland sind die Daten in einer Cloud-Umgebung gespeichert. Das bedeutet, dass du jederzeit und überall auf der Welt, wo es eine Internetverbindung gibt, Zugriff auf deine Daten hast. Du kannst deine Daten auch mit anderen teilen (zum Beispiel deine Steuerberater*in), ohne dass du dir Sorgen machen musst, dass sie in Schwierigkeiten geraten oder ihren Job verlieren – das entscheidest du als Eigentümer der Konten!

Dienstleister vs Software

Du kannst einen Buchhalter beauftragen, aber das ist teuer und du musst einen finden, der sich mit den besonderen Herausforderungen von Start-ups auskennt.

Dann gibt es noch Cloud-Buchhaltungssoftware wie LexOffice oder sevDesk. Diese Programme sind einfach einzurichten und zu verwalten, aber auch hier können komplexere Finanzvorgänge abgebildet werden, als die meisten Startups es am Anfang haben. Das kann dann kompliziert wirken. Außerdem bieten sie in der Regel keine große Hilfe bei der Steuererstellung – eine wichtige Aufgabe für jeden Unternehmer, der die Bücher seines Unternehmens in Ordnung halten will (und besonders wichtig, wenn du eine Kapitalbeschaffung planst).

Vergleich zwischen Lexoffice und sevDesk

SevDesk und Lexoffice sind beide beliebte Buchhaltungs-Softwarelösungen für Startups. Hier ist ein Vergleich der beiden:

Funktionalität: Beide Lösungen bieten eine umfassende Buchhaltungslösung, einschließlich Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung. Lexoffice hat jedoch ein umfassenderes Angebot an Funktionen, darunter auch Zeit- und Projektmanagement-Tools.
Benutzerfreundlichkeit: SevDesk hat eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die sich besonders für kleine Unternehmen eignet. Lexoffice hat jedoch eine etwas komplexere Benutzeroberfläche, die eine längere Einarbeitungszeit erfordern kann.
Integrationsmöglichkeiten: Beide Lösungen bieten eine gute Anzahl an Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools, einschließlich Bank- und Online-Zahlungsdiensten.
Preis: SevDesk ist günstiger als Lexoffice und bietet eine gute Kosten-Leistungs-Relation. Lexoffice bietet jedoch eine umfassendere Funktionalität, insbesondere für wachsende Unternehmen.

In Bezug auf die Empfehlung für Start-ups, ist Lexoffice für mich die bessere Wahl, da es einfach zu bedienen ist und eine praktische mobile App hat, während es gleichzeitig übersichtliche Funktionen für Rechnungserstellung und Überweisungen bietet.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat, daher ist es am besten, eine gründliche Überprüfung beider Tools durchzuführen, um zu bestimmen, welches am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Optimale Lösung für Startups?

Die Kombination aus eigener Buchführung (hauptsächlich Belegbuchung und Vorsteueranmeldung) über Lexoffice und einem Steuerberater für den Jahresabschluss kann für Startups eine optimale Lösung sein. Lexoffice ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die es ermöglicht, Finanzen einfach und effizient zu verwalten. Durch die Verwendung von Lexoffice kann das Startup seine Finanzen selbstständig überwachen und jederzeit den Überblick behalten. Ein erfahrener Steuerberater kann jedoch dabei helfen, den Jahresabschluss sicher und korrekt zu erstellen und ggf. Steuervorteile zu nutzen. Diese Kombination bietet dem Startup somit sowohl Kontrolle und Überblick über seine Finanzen als auch fachkundige Unterstützung bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

Und das beste: Das macht auch einen kompetenten Eindruck bei potentiellen Investoren!

Aber was ist mit der Lohnbuchhaltung?

Ok, also Belegbuchung selbst machen, alles klar. Aber was ist mit der Lohnbuchhaltung?

Ob ein Startup die Lohnbuchhaltung selbst übernehmen oder einen Dienstleister beauftragen sollte, hängt von mehreren Faktoren ab. Hier sind einige Überlegungen, die bei dieser Entscheidung berücksichtigt werden sollten:

Kosten: Wenn ein Startup noch keine großen finanziellen Ressourcen hat, kann es sinnvoll sein, einen Dienstleister zu beauftragen, um Kosten zu sparen (das klingt paradox, aber auch wenn du es als Gründer selbst machst, bedeutet deine Arbeitszeit Kosten). Dies kann jedoch auch auf Kosten der Flexibilität gehen.
Zeit: Wenn das Startup eine große Anzahl von Mitarbeitern hat und die Lohnbuchhaltung sehr komplex ist, kann es schwierig sein, diese Aufgabe selbst zu übernehmen. Ein Dienstleister kann in diesem Fall Zeit sparen und Stress reduzieren.
Kompetenz: Die Lohnbuchhaltung kann eine komplexe Angelegenheit sein, die bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse erfordert. Wenn das Startup über kein Personal verfügt, das über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, ist es wahrscheinlich sinnvoll, einen Dienstleister zu beauftragen.
Datensicherheit: Die Lohnbuchhaltung umfasst sensible Informationen über Mitarbeiter und deren Gehälter. Daher ist es wichtig, die Datensicherheit sicherzustellen. Ein Dienstleister kann hier eine höhere Sicherheit gewährleisten als das Unternehmen selbst.

Meine Meinung? Solange es nur das Gründerteam ist, mach die Lohnbuchhaltung selbst. Bei mehreren Mitarbeitern mit unterschiedlichen Anstellungen macht es aus meiner Sicht aber Sinn sich zumindest Angebote einzuholen. Hier bist du häufig schon für unter 18€ für einen Mitarbeiter im Monat bei der Lohnbuchhaltung.

Fazit

Meine Empfehlung: Mach die Belegbuchung und auch die Vorsteueranmeldung selbst. Steuererkläung und Jahresabschluss lass zu Beginn aber am besten von einem Steuerberater übernehmen. In der Kombination bist du rechtlich abgesichert, sparst aber eine Menge Geld. Im Internet gibt es eine Menge Informationen dazu und auch die Anbieter von Buchhaltungs-Tools bieten einen guten Service. Oder du meldest dich einfach bei mir. Ich unterstütze dich auch hierbei gerne!

Und zum Schluss hier noch aktuelle Angebote der Anbieter exklusiv für Startups: